Ebben a cikkben
Minden független étterem vesz fel gyakornokokat, és szinte senki nem számolja ki, mennyibe kerülnek valójában. Nem azért, mert bonyolult, hanem mert a számla olyan tételekből áll, amelyek sosem kerülnek egy lapra.
Ha végigszámolod, négy másik tétel van, amit senki nem ad hozzá az ösztöndíjhoz: egy tapasztalt munkatárs betanítási ideje, azok a hetek, amíg a gyakornok még nem dolgozik teljes tempóban, azok a helyek, amik idő előtt megszakadnak, és a kérdés, ami mindent eldönt — a gyakornokaid hány százalékát veszed fel ténylegesen utána?
Az ösztöndíj az egyetlen tétel, ami papíron szerepel, ezért ez az egyetlen, amit valaha is összeadnak. A másik négy egy amúgy is teli beosztásban rejtőzik, egy betanulási időszakban, aminek senki nem ad nevet, és egy lemorzsolódásban, ami csak akkor tűnik fel, amikor a következő gyakornok már meg is érkezett.
Ez az útmutató sorra veszi a hét számot, a számítással együtt. Alul beírhatod a saját gyakornoki helyedet a kalkulátorba — ösztöndíj, óraszám, betanítási idő, felfutási tempó és felvételi esély —, és megkapod a teljes költséget helyenként és ledolgozott óránként.
Minden a saját böngésződben számol: semmi nem kerül elküldésre és semmi nem kerül eltárolásra. Az alábbi számok egy tizenkét hetes gyakornoki helyre vonatkozó munkapélda — a saját éttermed, a saját beosztásod és a saját felvételi arányod a valódi mérce.
Miért rossz kérdés az, hogy 'ingyenes segítség'
Egy gyakornok nem kerül bérbe, és a legtöbb üzemeltető csak ezt számolja össze. De a 'nincs bér' nem ugyanaz, mint a 'nincs költség': minden óra, amit a gyakornok a téren tölt, egy tapasztalt munkatárs is ott áll mellette — rövid ideig, időnként, vagy az egész műszak alatt —, és ez idő, amit nem valami másra fordítanak. Ezt hívják betanítási időnek, és van óradíja, még akkor is, ha sosem szerepel egy bérpapíron.
A második torzítás a tempó. Egy új, a szakmát már ismerő munkatárs az első naptól tempóban dolgozik. Egy gyakornok nem — és ez nem kritika, hanem pontosan ezért van a gyakorlat. Minden hét, ami az első műszak és aközött telik el, hogy a gyakornok nagyjából annyit tud, mint egy gyakorlott munkaerő, ténylegesen alullétszámmal dolgozik az adott poszt. Ezt hívják felfutási költségnek, és ez a legnagyobb a láthatatlan tételek közül.
És akkor ott van a hely, ami nem sikerül. Minden évfolyam egy része idő előtt abbahagyja — rossz illeszkedés, a szakma megterhelése, vagy egyszerűen egy képzés más irányba fordul. Az uniós szakképzési nyomon követés — a Cedefop és a nemzeti szervek, amelyek képzésenként vezetik a befejezési arányokat — rendszeresen kétszámjegyű lemorzsolódást mutat, olyan tartománnyal, ami országonként és képzésenként nagyon eltér. Ami ebből megmarad, az határozza meg, mibe kerül valójában egy gyakornoki hely — és hogy a felvétellé válás valaha visszafizeti-e ennek egy részét.
A teljes útmutató Éttermi Személyzet: 6 Lépés az Erős Csapathoz A toborzástól a megtartásig: a teljes személyzeti rendszer egy útmutatóban. Nyisd meg az útmutatótA 7 szám, és hogy mindegyik mibe kerül valójában
Abban a sorrendben állnak, ahogy láthatóvá válnak. Az első az egyetlen, ami valahol papíron szerepel; az utolsó kettőt csak akkor látod, ha egymás mellé teszel több évfolyamot.
1. Az ösztöndíj a legkisebb tétel, nem a teljes számla
Egy vendéglátós gyakornoki ösztöndíj jellemzően alacsony, iskolai gyakorlat esetén gyakran nulla. Az alábbi munkapéldában — tizenkét hét, heti harminc óra, heti 11 450 forintos ösztöndíj — ez 137 400 forintra jön ki a teljes gyakorlat alatt. Ez az az összeg, ami egy megállapodáson szerepel, és ez az egyetlen összeg is, amit a legtöbb üzemeltető valaha összeszámol.
Tedd ezt a 137 400 forintot a cikk további részében kiszámolt összegek mellé — ugyanennek a gyakorlati helynek a betanítási ideje és felfutási költsége —, és az ösztöndíj következetesen a legkisebb a három közül. Nem azért, mert nem számít, hanem mert a másik kettő nagyjából egyforma nagyságú, és együtt több mint kétszer annyit nyomnak a latba.
Ez a cikk lényege: az 'ingyenes segítség' mindig rossz kérdés volt, mert az ösztöndíj sosem volt a teljes számla. Ami megmarad, nem az, hogy kerül-e valamibe egy gyakornok, hanem mennyibe — és erre egyetlen megállapodás sem ad választ.
2. A betanítási idő a tér egy másik posztjáról jön
Minden perc, amit egy tapasztalt munkatárs egy gyakornokra fordít, egy olyan perc, amit nem a teremre, a passzra vagy a kasszára fordít. Számolj ledolgozott óránként tizenkét perc betanítást — kérdésekre válaszolni, figyelni, javítani, újra elmagyarázni — a betanító óradíján, és a fenti munkapéldára (tizenkét hét, heti harminc óra, óránként 4350 forint) ez 313 200 forintra jön ki.
Ez több, mint maga az ösztöndíj, és olyan pénz, amit sehol nem könyvelnek 'gyakornoki költségként' — beleolvad a betanító rendes bérköltségébe, mintha ezek az órák amúgy is ott lettek volna. Nem voltak: az a munkatárs korábban valami mást csinált ezzel az idővel.
Az alábbi kalkulátor mindkettőt beírhatóvá teszi, a betanítási perceket és a betanító óradíját is, pontosan azért, mert ez az első a két legnagyobb láthatatlan tétel közül.
3. A felfutási hetek termelést visznek el, nem pénzt egy számlán
Egy gyakornok nulláról indul, és egy gyakorlott munkaerő tempója felé halad. Ez nem vendéglátás-specifikus megállapítás — ez az operations management általános eredménye, mely szerint az ismeretlen feladaton dolgozó új munkaerők egy meglehetősen kiszámítható, de nem lineáris görbét követnek: gyors előrehaladás az elején, ami ellaposodik, ahogy közelítenek egy tapasztalt munkaerő tempójához.
Modellezd ezt a görbét nulláról száz százalékra tartó egyenes vonalként a felfutási időszak alatt, és az átlagos hiány ez alatt az időszak alatt pontosan a teljes termelés felére jön ki. A munkapéldában — hat hetes felfutás, heti harminc óra, 3450 forintos óradíj-egyenérték mellett — ez 310 500 forint termelést jelent, ami nem volt meg azokban a hetekben.
Ez a szám sosem szerepel egy számlán. Lassabban forduló asztalokban rejlik, lassabban a passzt elhagyó fogásokban, és egy kollégában, aki csendben besegít anélkül, hogy bárki nevet adna neki. A betanítási idővel együtt ez a számla másik fele, amit az ösztöndíj önmagában sosem fedez.
Munkapélda: hat hetes felfutás, heti harminc óra, 3450 forintos óradíj-egyenérték mellett. A satírozott rész az adott hét hiánya — amit a poszt abban a hétben elveszít a termelésből.
Hat héten át egyenes vonalban csökken a hiány, a 83%-ról az első héten nulláig a hatodik héten. Az átlagos hiány a teljes időszak alatt pontosan a teljes termelés felére jön ki — pontosan ezt a feltételezést használja az alábbi kalkulátor a felfutási költséghez.
4. Nem minden gyakorlati hely ér véget sikeresen
Minden évfolyam egy része idő előtt abbahagyja, és ez nem kizárólag a te éttermed hibája. A Cedefop és a nemzeti szervek, amelyek szakképzésenként vezetik a befejezési arányokat, rendszeresen kétszámjegyű lemorzsolódást rögzítenek — a pontos tartomány országonként és képzéstípusonként nagyon eltér, de a nagyságrend elég következetes ahhoz, hogy vele tervezzünk.
Egy idő előtt megszakadó hely általában már felemésztett betanítási időt és a felfutási költség egy részét, anélkül, hogy valaha is egy teljesen termelékeny gyakornokot eredményezett volna. Ez a költség nem tűnik el — csendben átkerül azokra a helyekre, amik végül sikeresek, és pontosan ezt mutatja az alábbi grafikon.
Ez az oka annak is, hogy 'minden évben felveszünk pár gyakornokot' önmagában nem stratégia, hacsak valaki nem vezeti, hányan fejezik be ténylegesen az utat. E nélkül a szám nélkül a számla felével számolsz.
Munkapélda, szétosztva azokra a helyekre, amik ténylegesen véget érnek. Az ösztöndíj, a betanítás és a felfutási költség egy hely valódi költsége; a negyedik szelet az, amit a korán megszakadó helyek raknak rá.
Egy illusztratív 20% lemorzsolódás mellett — valahol abban a tartományban, amit a Cedefop és a nemzeti képzési szervek országonként és képzésenként jelentenek — minden befejezett hely pontosan ezt az arányt viseli azok számlájából, akik nem jutottak el a végéig. Az első három szelet egy hely valódi költsége: ösztöndíj, betanítás és felfutási költség. A negyedik szelet nem véletlenül kerül rá — matematikailag pontosan a lemorzsolódási arány, bármilyen összeg is áll alatta.
5. A felvételi arány az egyetlen szám, ami valaha visszafizeti a számlát
A fentiek mind költségek. Pontosan egy tétel van, ami visszaad valamit: azoknak a gyakornokoknak az aránya, akiket később ténylegesen felveszel. Felvétel nélkül a gyakorlati hely egy képzési támogatás valaki más vállalkozásának — talán értékes, de olyasmi, amiért az éttermed sosem kap semmit vissza.
Oszd el egy hely teljes költségét (ösztöndíj plusz betanítás plusz felfutási költség) a saját felvételi arányoddal, hogy megkapd a 'költség a belőle született felvételre' számot. A munkapéldában — 761 100 forint teljes költség, 30%-os felvételi arány — ez 2 537 000 forintra jön ki felvételenként. 60%-os felvételi arány mellett ez a szám megfeleződik; 10%-nál majdnem megháromszorozódik.
Ez pontosan az oka, hogy a felvételi arány az egyetlen szám, amit érdemes követni. Nem az, hogy 'hány gyakornokunk volt', hanem hogy 'ezek közül hányan dolgoznak itt most is' — az alábbi kalkulátor ezt a százalékot közvetlenül a számla mellé teszi.
6. Mit ér egy sikeres felvétel a hideg felvétellel szemben
Egy sikeres gyakorlati helyből született felvétel olyasmivel kezdődik, amit egy állásinterjú sosem ad meg: tizenkét hét, amiben már láttad, hogyan viselkedik valaki egy zsúfolt péntek estén, hogyan kezel egy panaszt, és hogy illik-e a csapat többi tagjához. A hideg felvétel mindezt teljesen elveszíti, és szűk munkaerőpiacon a vendéglátós munkaerő megtalálása önmagában is jelentős költség.
Nincs olyan uniós szintű szám, ami megmondaná, mennyibe kerül pontosan egy rossz felvétel vagy egy hosszú betöltetlen állás — ez túl sokat változik pozíciónként, régiónként és üzletenként ahhoz, hogy egyetlen számra redukáljuk. Ami viszont biztos: a sikeres gyakorlati helyből született felvétel költsége olyan szám, amit magad is ismersz, amint kitöltötted a fenti kalkulátort — és ez az a szám, amit a saját toborzási költséged mellé kell tenni, nem egy másik jelentés átlaga mellé.
Néhány étterem esetében ez az összehasonlítás azt mutatja, hogy a gyakorlati helyek olcsóbbak, mint a hideg felvétel. Másoknál pont az ellenkezője derül ki — általában azért, mert a felvételi arány túl alacsony ahhoz, hogy valaha visszafizesse a betanítási időt és a felfutási költséget. Mindkét válasz hasznos; maga az összehasonlítás az, amit ma a legtöbben nem végeznek el.
7. Építs állandó rendszert, ahelyett hogy minden félévben improvizálnál
A legtöbb étterem minden új gyakornokot első alkalomként kezel: egy nulláról újragondolt beosztást, egy betanítót, akinek épp ráérnek, és egy betanulást, ami attól függ, kinek van arra az héten ideje. Pontosan ezért nő ilyen magasra a fenti betanítási idő és felfutási költség — az improvizáció mindig többe kerül, mint egy már átgondolt rendszer.
Egy előre lefektetett betanítási terv, ami rögzíti, ki mit mutat meg, milyen sorrendben és melyik műszakban, lerövidíti a felfutási időszakot anélkül, hogy több betanítási időbe kerülne — sőt spórol vele, mert senki nem improvizálja tovább azt, amit az előző évfolyamnak is meg kellett tanulnia.
Emellett egyszerűen rögzítsd, kit veszel fel és kit nem, évfolyamonként, az indokkal együtt. Két-három évfolyam után saját felvételi számod lesz benyomás helyett, és ez az egyetlen szám ebben a cikkben, amit tudatosan magad tudsz elmozdítani.
Tedd melléje a saját gyakorlati helyedet
Írd be, mit kap a gyakornokod, hány órát dolgozik, mennyi betanításba kerül ez, és milyen gyorsan várod, hogy elérje a teljes tempót. A mezők a fenti munkapéldával vannak kitöltve, hogy azonnal lásd, hogyan olvasható — írd fölül a saját számaiddal.
Alul látod egy hely teljes költségét, a ledolgozott óránkénti költséget, és — a saját felvételi arányodnál — a belőle ténylegesen születő felvétel költségét.
Gyakornoki költségkalkulátor
Nyolc mező, és a teljes számla az ösztöndíjtól a felvételig.
—
Ez egy számítási modell, nem könyvviteli norma: a felfutási költség egyenes vonalú, nulláról teljes tempóra tartó növekedést feltételez, a felvételi arány pedig a saját számod, nem uniós átlag. Minden a böngésződben számol; semmi nem kerül elküldésre vagy eltárolásra.
Két dolgot érdemes megjegyezni. A betanítási idő és a felfutási költség olyan költségek, amiket már most is viselsz, akkor is, ha soha senki nem adja össze őket — a kiszámításuk nem változtatja meg őket, csak láthatóvá teszi. És a felvételenkénti költség nem rögzített: csökken, amint a felvételi arányod nő, és ebben a modellben semmi nem mozdítja ezt gyorsabban, mint egy jobban átgondolt rendszer.
Vesd össze az itt kapott számot azzal, amibe egy állásra kiírás és egy toborzási kör normál esetben kerül. Ez a valódi összehasonlítás — nem az 'ingyenes gyakornok' a 'drága felvétellel' szemben, hanem két költség, amik mindkettő megérdemelnek egy számot.
Mit kezdesz vele ebben az évfolyamban, idén és jövőre
Négy számot egyszerre senki nem tud rendbe tenni. Ez a sorrend viszont működik, mert minden lépés mérhetővé teszi a következőt.
Ez az évfolyam — számold ki egyszer
- Töltsd ki a fenti kalkulátort a jelenlegi vagy legutóbbi gyakornokod számaival.
- Írd le külön a három tételt: ösztöndíj, betanítás és felfutási költség — és ha tudod, hogy a gyakornok befejezte-e a helyet.
- Kérdezd meg a betanítót, hány percet is tölt el ténylegesen óránként; szinte mindig több, mint amit előre gondoltak volna.
- Tedd a végösszeget amellé, amibe egy állásra kiírás és egy toborzási kör normál esetben kerül.
Idén — mérj, ne becsülj
- Vezesd minden évfolyamnál, hányan fejezik be a gyakorlatot, és hányat veszel fel utána.
- Vezess be egy állandó betanítási tervet, hogy minden évfolyam kevesebb betanítási időbe kerüljön, mint az előző.
- Beszéld meg a betanítóval, mi rövidítené le a felfutási időszakot — általában egy világosabb első hét, nem egy hosszabb gyakorlat.
- Számold ki a saját felvételi arányodat két-három évfolyam után, ahelyett hogy egy benyomásra hagyatkoznál.
Jövőre — számokkal dönts, ne megszokásból
- Tedd a saját felvételi arányodat a felvételenkénti költség mellé, és döntsd el, hogy a gyakorlati helyek olcsóbbak-e az éttermed számára, mint a hideg felvétel.
- Igazítsd az évenkénti helyek számát ahhoz, amit a betanítási kapacitásod ténylegesen elbír, ne ahhoz, hány iskola keres meg.
- Tedd ezt a számítási modellt a többi személyzeti költséged mellé az éves tervezésedben — egy gyakornok ugyanabba a számításba tartozik, mint bármelyik másik tétel a bérlistán.
Egy gyakornok befektetés, nem szívesség
Az 'ingyenes segítség' sosem volt helyes leírás. Egy gyakornok elviszi a legjobb embereid betanítási idejét, egy felfutási időszakot, amiben a poszt alullétszámmal dolgozik, és — az évfolyamok egy részénél — egy utat, ami nem fejeződik be. Ez nem ok arra, hogy abbahagyd a gyakornokok felvételét; ok arra, hogy úgy számold ki őket, ahogy minden más költséget kiszámolsz.
Az ösztöndíj mindig a legkisebb tétel volt. Amint a másik kettőt is hozzászámolod, megváltozik a kérdés: nem az, hogy 'ingyenes-e ez a gyakornok', hanem hogy 'mibe kerül a belőle született felvétel, és ez kevesebb-e, mint a hideg felvétel'.
Végezd el ezt a számítást a következő évfolyam kezdete előtt, ne utána. Minden szám a fenti kalkulátorban olyasmi, amit ma megkérdezhetsz a saját csapatodtól — a betanítási időt, a felfutási tempót, és azoknak az arányát, akik maradnak.