Ebben a cikkben
A vállalkozásának nincs holtszezonja és csúcsszezonja. Van egy görbéje a kettő között — és ezt a görbét minden évben fejből tervezi meg, nem táblázatból.
A tengerparton, egy sítelepülésen, egy fesztiválhétvége körül, vagy egyszerűen egy belvárosi teraszon májusban: ha a vállalkozása a szezonból él, két számot fejből tud. Hány embert igényel egy csendes februári kedd. Hány embert igényel egy augusztusi szombat. Ezt a két számot azért ismeri, mert minden évben átéli.
A probléma nem ez a két szám. Hanem a köztük lévő hetek. Valahol február és augusztus között négy főről tizenegyre kell mennie. Nem egy lépésben — hanem szakaszosan, olyan heteken keresztül, amelyeket sosem tervezett meg előre. És ugyanezeket a heteket szeptemberben vissza is kell számolnia, anélkül, hogy augusztus közepén elengedne valakit, akire még szüksége van az utolsó forgalmas hétre.
A legtöbb tulajdonos ezt egy vállrándítással és egy csoportos üzenettel oldja meg: „majd meglátjuk, mekkora lesz a forgalom”. Ez addig működik, amíg nem — és a tengerparton, a hegyekben vagy egy fesztivál körül minden évben megtörténik valahol, hogy nem. Vagy július közepén tart, egy konyhával, amely nem bírja a tempót. Vagy már májusban fizet egy olyan létszámért, amelyre valójában csak júliusban lesz szüksége.
Ez a cikk formát ad ennek a görbének. Hét hiba, amelyet szinte minden szezonális vállalkozás elkövet, mindegyik mögött egy számmal — és a végén egy kalkulátor, amely az Ön saját görbéjét számolja ki: mibe kerül, ha egész évben a csúcslétszámon marad, mi marad lefedetlen, ha egész évben a holtszezoni létszámon marad, és mit takarít meg valójában a kettő közötti görbe.
Miért marad láthatatlan a görbe
Az eredménykimutatás havi bontásban mutatja a bevételt, nem hetiben. A létszámlista azt mutatja, ki áll alkalmazásban, nem azt, mikor kezdődött vagy ért véget a felfutása vagy leépülése. A vendéglátásban egyetlen standard riport sem mutatja meg a szezon alakját — a létszámot hétről hétre, a legcsendesebbtől a legforgalmasabbig. E nélkül két pontra tervez egy vonal helyett, és pontosan ott csúszik el a dolog, ahol a vonal húzódna.
Ez nem hanyagság. Az egész szakma vakfoltja: az Eurostat, az EU statisztikai hivatala, valóban nyomon követi a turisztikai foglalkoztatás szezonális ingadozását — negyedévenként, országonként —, de ez a szám sosem jelenik meg olyan jelentésben, amelyet egy tulajdonos ténylegesen lát. A saját görbéjét csak akkor látja, ha maga rajzolja meg.
És ez pontosan az, amit a legtöbb vállalkozás sosem tesz meg. Megjegyeznek egy csúcsszámot és egy alacsony számot, és a köztük lévő heteket rábízzák arra, aki tavaly éppen ott volt.
Ingyenes útmutató Minden a személyzetéről, egy útmutatóban A beosztástól a fluktuációig — a teljes útmutató a csapata mögötti számokhoz. Útmutató elolvasásaA görbe 7 hibája
Ezeknek a hibáknak mindegyike az év más-más szakaszában kerül pénzbe — az első négy a felfutás során, az utolsó három magában a csúcsidőszakban és az azt követő leépülés alatt. Együtt ezek a magyarázata annak, hogy szinte egyetlen szezonális vállalkozás sem építi fel ugyanazt a görbét két egymást követő évben.
1. A csúcsot méri, nem a görbét
Kérdezze meg egy tulajdonostól, hány dolgozóra van szüksége, és egy számot kap: a csúcsot. Kérdezzen tovább, és kap egy másodikat: a holtszezoni számot. Kérdezzen rá a köztük lévő hetekre, és a válasz általában egy vállrándítás — „azt fokozatosan építjük fel, útközben”.
Ez az „útközben” a probléma. Két pont nem ír le egy vonalat. Akár négy hét alatt megy négyről tizenegy főre, akár nyolc alatt, akár egyenletesen osztja el ezt a bővülést, akár egyetlen hétvégére zsúfolja — ebből a különbségből semmi nem jelenik meg abban a két számban, amelyet fejben tart. És pontosan ez a különbség dönti el, hogy felkészülten várja-e az első valóban forgalmas szombatot, vagy már két héttel lemaradva.
2. A toborzási átfutási ideje hosszabb, mint a felfutása
Egy állásajánlat feladása egy este alatt megvan. Megfelelő jelölt megtalálása, interjú egyeztetése, az első próbaműszak beosztása, és odáig juttatni a személyt, hogy felügyelet nélkül tudjon egy műszakot levezetni — ez hetekbe telik, nem napokba. Egy rugalmas foglalkoztatású vagy diákmunkás gyorsabban halad, mint egy állandó szerződéses munkatárs, de még így is jellemzően négy-hat hét telik el az első keresés és egy ténylegesen teljesítő munkatárs között.
A legtöbb tulajdonos akkor kezd toborozni, amikor a forgalom már érezhetővé válik. Ez pontosan az a pillanat, amikor már késő: a toborzási idő ekkor párhuzamosan fut — vagy le van maradva — azokhoz a hetekhez képest, amelyekre valójában szüksége lett volna a felépítéshez. Az eredmény egy csapat, amely csak akkor éri el a teljes létszámot, amikor a csúcsidőszak már félig lezajlott.
Nem találgatás — annak a szezonális mintázatnak a mértéke, amelyet minden turizmusban érintett vállalkozás megoszt Európában.
Az első két szám az Eurostattól származik, a harmadik amerikai munkaerőpiaci statisztikákból, nagyságrendi becslésként — nem pontos uniós adat, de valódi jelzés arra, hogy a probléma nagyobb egyetlen vállalkozásnál. A negyedik szám nem becslés: pontosan az, amit az alábbi kalkulátor kiszámol a kiinduló példára.
3. Csúcsszezoni készültségért fizet holtszezoni keresletnél
Az ellenkező hiba ugyanannyiba kerül, és azok a tulajdonosok, akik éppen megégették magukat a második hibával, gyakran pontosan ebbe esnek bele: attól tartva, hogy megint elkésnek, túl korán és túl sokat toboroznak. Négy héttel az első valóban forgalmas szombat előtt már szinte teljes létszámmal áll — és három héten át fizeti a bérköltséget egy még félig üres teraszért.
Mindkét hiba ugyanazon a lapon kerül pénzbe: a túl kései felfutás elszalasztott bevételbe kerül a csúcsidőszak alatt, a túl korai felfutás olyan órák béréért fizet, amelyekre senkinek nem volt szüksége. Az alább található kalkulátor egymás mellé teszi a kettőt, hogy ne kelljen az egyik találgatás és a másik között választania.
4. A csapata hetven-nyolcvan százaléka nem tér vissza
A vendéglátás egésze az egyik legmagasabb fluktuációs rátával rendelkezik minden iparág közül — az amerikai munkaerőpiaci adatok (Bureau of Labor Statistics) jellemzően évi 70–80%-ot mérnek az óradíjas pozíciókra, és ez még anélkül, hogy figyelembe vennénk egy olyan szezon többlethatását, amely egyszerűen véget ér. Egy tengerparti bár vagy egy sítelepülési konyha szezonális pozíciója szinte teljesen kicserélődhet egyik évről a másikra: aki szeptemberben távozik, jövő tavasszal gyakran máshol köt ki.
Ez azt jelenti, hogy a felfutási görbe nem csak ütemezési probléma — hanem ismétlődő betanítási probléma is. Nem csupán a létszámot építi fel minden évben — ugyanazt a tudást építi újra, javarészt új emberekkel. Éppen ezért van szükség a második hibában említett toborzási időnél nagyobb tartalékra az elsős dolgozók esetében, és éppen ezért olyan fontos tudatosan megtartani egy magot azokból, akik TÉNYLEG visszatérnek — ez gyakran az igazi oka annak, hogy a rendes szezonális dolgozói szállás (lásd az alábbi kapcsolódó cikkeket) megtérül önmagában: akinek jó helye van lakni, sokkal nagyobb eséllyel jön vissza jövőre.
5. Görögországban és Horvátországban megduplázódik a foglalkoztatás — nincs egyedül
Könnyű azt gondolni, hogy a saját vállalkozásának véletlenül különösen nehéz szezonális mintázata van. Az Eurostat negyedévenként nyomon követi a turisztikai szálláshelyi ágazat foglalkoztatását, és a szélsőértékek egyáltalán nem finomak: Görögországban és Horvátországban a legforgalmasabb negyedév foglalkoztatása közel kétszerese a legcsendesebbnek. A kempingek érzik legjobban a csúcsot, a szállodák a legkevésbé — ami logikus, hiszen egy kemping télen gyakran teljesen bezár, míg egy szálloda egész évben nyitva marad.
Az ágazat egésze — a szálláshely-szolgáltatás és a vendéglátás együtt — 2021-ben mintegy 9,9 millió embert foglalkoztatott az EU-ban, ami a teljes üzleti gazdaság 6,3%-a. Ez az egyetlen éves szám mögött egy görbe rejlik, amely országonként, tengerparttól a szárazföld belsejéig, vadul eltér. A lényeg nem az, hogy az Ön szezonja szokatlanul nehéz — hanem az, hogy nincs egyedül vele, és hogy ennek a görbének a formája máshol is tervezhető, nem csupán elviselendő.
6. A csúcs többe kerül, mint amennyit a csendes hét megtakarít
Ha egész évben a holtszezoni szinten tartja a létszámát, minden csendes héten bérköltséget takarít meg. De az első valóban forgalmas szombaton kevés a személyzete a sok vendéghez képest — és ez nemcsak túlórába és egy kimerült csapatba kerül, hanem abba a vendégbe is, aki fél órát várt a rendelésére, és jövőre máshova megy.
Tegye egymás mellé a három forgatókönyvet — egész évben csúcsszinten, egész évben holtszezoni szinten, és a kettő közötti görbe —, és a minta egyértelmű: az egész évben csúcsszinten tartás fájdalmasan drága, az egész évben holtszezoni szinten tartás olcsó, de pontosan azokban a hetekben hagyja személyzet nélkül, amelyek az évét hordozzák. A görbe a kettő között helyezkedik el, és a „csúcsszinten” és „a görbe” közötti különbség pontosan az, amit egy jól megtervezett felfutás megtakarít.
Bérköltség forgatókönyvenként, 52 héten át — a fenti kidolgozott példa alapján számolva.
A görbe mindig a két egyenletes forgatókönyv között helyezkedik el — ez nem véletlen, hanem közvetlenül a matematikából következik. A „csúcsszinten” tartással szembeni különbség az, amit egy tervezett felfutás megtakarít; a „holtszezoni szinten” tartással szembeni különbség pedig a csúcsidőszak tényleges lefedésének valódi ára.
7. Minden évben nulláról építi újra a görbét
A hetedik hiba valójában az első hat összegzése: leírt görbe nélkül — hány fő, melyik héten, hány hét toborzási idővel előtte — minden szezon ugyanazokkal a kérdésekkel kezdődik, amelyeket tavaly már megválaszolt. A tavalyi tapasztalat abban a fejben él, aki akkor ott volt, és ha az az ember nem tér vissza (lásd a negyedik hibát), nulláról kezdi újra.
Egy görbe, amelyet egyszer megtervez — a saját holt- és csúcsszezoni létszámával, a saját felfutási heteivel, a saját toborzási idejével — jövőre már csak megismétlésre és finomításra szorul. Ez a teljes különbség egy szezon között, amely megtörténik Önnel, és egy szezon között, amelyet megtervez.
Számolja ki a saját görbéjét
Adja meg a saját létszámát — holtszezon, csúcsszezon, hány hétig tart a csúcs, hány hét kell a felfutáshoz, és ehhez hány hét toborzási idő szükséges —, és az eszköz egymás mellé teszi a három forgatókönyvet: egész évben csúcsszinten, egész évben holtszezoni szinten, és a kettő közötti görbe.
Az alábbi számok egy kiinduló példát mutatnak: négy fő holtszezonban, tizenegy a csúcson, nyolc hét teljes csúcsidőszak, négy hét felfutás (és négy hét leépülés), hat hét toborzási idő, és 650 Ft átlagos bérköltség létszám-hetenként. Cserélje ki ezeket a saját számaira.
A létszámgörbe-kalkulátor
Hat mező, három forgatókönyv, egy válasz: mennyit takarít meg a görbe az egész évben csúcsszinten tartáshoz képest.
—
A felfutásról és a leépülésről feltételezzük, hogy ugyanannyi ideig tart, és lineárisan zajlik — a görbe mindkét felében az átlagos létszám a holt- és csúcsszezoni száma közötti középérték.
Ez egy létszám-hét × átlagos bérköltség modell, nem könyvelési tanácsadás. Használja a saját görbéjének alakjának összehasonlítására, ne pontos bérszámfejtési előrejelzésként.
A „megtakarítás” szám sosem negatív: elvileg a görbe sosem kerülhet többe, mint az egész évben csúcsszinten tartás, és sosem kevesebbe, mint az egész évben holtszezoni szinten tartás. Ami változik, az az, hogy ebből a megtakarításból ténylegesen mennyit realizál — ez pedig teljes mértékben azon múlik, hogy időben kezdi-e el a toborzást.
A „lefedetlen létszám-hetek” szám szándékosan nincs forintra átszámítva. Ehhez fel kellene tételezni, mennyi bevételébe kerül minden lefedetlen hét, és ez a feltételezés vállalkozásonként túl sokat változik ahhoz, hogy őszinte legyen. Maga a szám — hány létszám-hét hiányozna a csúcsidőszak alatt, ha sosem futna fel — viszont pontos, és innentől az Ön saját megítélése veszi át a szerepet.
Mit tegyen ezzel ezen a héten, ebben a negyedévben és jövőre
Maga a görbe évről évre nem sokat változik. Ami változik, az az, hogy egyszer leírja-e — vagy minden tavasszal újra kitalálja.
Ezen a héten
- Írja le a saját holt- és csúcsszezoni létszámát, és becsülje meg, hány hétig tart a felfutása és leépülése.
- Számolja ki a saját görbéjét a fenti kalkulátorral, és jegyezze fel a „toborzás kezdete” számot.
- Tegye be ezt a toborzási időpontot azonnal a naptárába — konkrét határidőként, ne homályos emlékeztetőként.
Ebben a negyedévben
- Építsen egy állandó magot olyan dolgozókból, akik minden szezonban visszatérnek — a szállás és egy tisztességes ajánlat itt többet nyom a latban, mint egy-két euró plusz óránként.
- Döntse el pozíciónként, ki jogosult jóváhagyni egy próbaműszakot, hogy a toborzási idő ne akadjon el egy szabad kapacitás nélküli naptáron.
Jövő szezon
- Hasonlítsa össze a ténylegesen lefutott görbét azzal, amelyet előre felvázolt, és igazítsa a felfutási és leépülési heteket a tapasztalt események alapján.
- Kezelje a görbét dokumentumként, ne emlékezetként — hogy jövőre ismétlés legyen, ne új rejtvény.
A szezon nem történik Önnel — Ön építi fel
Minden szezonális vállalkozás Európában ugyanazt a formát osztja: egy csendes alap, egy felfutás, egy csúcs, egy leépülés. Ami eltér, az az, hogy ez a forma papíron létezik-e, vagy csak annak fejében, aki tavaly éppen ott volt.
A fenti kalkulátor konkrét választ ad ennek a formának: mennyit takarít meg a görbe az egész évben csúcsszinten tartáshoz képest, hány létszám-hetet szalasztana el, ha sosem futna fel, és hány héttel a csúcs előtt kell elkezdenie a toborzást ahhoz, hogy ezt elérje.
Ez a válasz évről évre alig változik. Az egyetlen, ami változik, az az, hogy már tudja-e, amikor ismét tavasz lesz.