В тази статия
Всеки независим ресторант приема стажанти, и почти никой не изчислява какво те наистина струват. Не защото е сложно, а защото сметката се състои от редове, които никога не се озовават на един и същ лист.
Направете сметката и ще откриете още четири реда, които никой не добавя към стипендията: времето за наставничество на опитен служител, седмиците, преди стажантът да заработи с почти пълна скорост, местата, които прекъсват преждевременно, и въпросът, който определя всичко — какъв процент от Вашите стажанти в крайна сметка наемате?
Стипендията е единственият ред, който се появява на хартия, затова е и единственият, който някой изобщо сумира. Другите четири се крият в график, който и без това е бил пълен, в период на адаптация, на който никой не дава име, и в отпадане, което се забелязва едва когато следващият стажант вече е пристигнал.
Този наръчник преминава през седемте числа едно по едно, с изчислението до всяко от тях. Накрая въвеждате Вашето собствено място в калкулатора — стипендия, часове, време за наставничество, темп на адаптация и шанс за наемане — и получавате пълната цена на място и на отработен час.
Всичко се изчислява във Вашия браузър: нищо не се изпраща и нищо не се съхранява. Числата по-долу са работен пример за едно дванадесетседмично място — Вашият собствен ресторант, Вашият собствен график и Вашият собствен процент на конверсия са истинският съдник.
Защо 'безплатната помощ' е грешният въпрос
Стажантът не Ви коства заплата, и това е единственото, което повечето собственици изобщо сумират. Но 'без заплата' не е същото като 'без разход': всеки час, в който стажант е на смяна, до него стои опитен служител — за кратко, на пресекулки, или през цялата смяна — и това е време, което не се използва за нещо друго. Това се нарича време за наставничество, и то има часова ставка, дори когато никога не се появява на фиш за заплата.
Второто изкривяване е скоростта. Нов служител, който вече познава занаята, работи с темп от първия ден. Стажантът — не, и това не е критика, а точно причината, поради която съществува стажът. Всяка седмица между първата смяна и момента, в който стажантът може да върши горе-долу това, което върши обучен служител, съответният пост на практика работи с недостатъчен персонал. Това се нарича цена на адаптацията, и тя е най-голямата от невидимите пера.
А после идва мястото, което не се получава. Част от всеки випуск стажанти прекъсва преждевременно — грешно съответствие, физическото натоварване на занаята, или просто обучение, което поема в друга посока. Европейският мониторинг на професионалното обучение — самата Cedefop и националните органи, които следят процентите на завършване по програма — систематично показва отпадане в двуцифрени стойности, с диапазон, който варира силно от държава до държава и от програма до програма. Това, което остава от него, определя колко наистина Ви струва едно място — и дали превръщането в наемане изобщо ще получи шанс да го изплати.
Пълният наръчник Персонал в Ресторанта: 6 Стъпки към Силен Екип От наемане до задържане: цялата система за персонал, в един наръчник. Отворете наръчника7-те числа, и колко всъщност Ви струва всяко от тях
Подредени са по реда, по който стават видими. Първото е единственото, записано някъде на хартия; последните две се виждат едва когато сложите редом повече от един випуск стажанти.
1. Стипендията е най-малкият ред, не цялата сметка
Стипендията за стаж в ресторантьорството обикновено е ниска, а при училищен стаж често е нула. В работния пример по-долу — дванадесет седмици, тридесет часа седмично, седмична стипендия 49 лв. — това прави 588 лв. за цялото място. Това е сумата, която стои в едно споразумение, и е и единствената сума, която повечето собственици изобщо сумират.
Сложете тези 588 лв. до онова, което изчислява остатъкът на статията — времето за наставничество и цената на адаптацията на същото място — и стипендията последователно се оказва най-малката от трите. Не защото няма значение, а защото другите две са с приблизително еднакъв размер и заедно тежат повече от двойно.
Това е смисълът на цялата статия: 'безплатната помощ' винаги е бил грешният въпрос, защото стипендията никога не е била цялата сметка. Това, което остава, не е дали стажантът струва нещо, а колко — а на това никое споразумение не отговаря.
2. Времето за наставничество идва от друг пост в залата
Всяка минута, която опитен служител отделя на стажант, е минута, която не отива към залата, кухнята или касата. Пресметнете дванадесет минути наставничество на отработен час — отговаряне на въпроси, наблюдение, поправяне, повторно обяснение — по часовата ставка на този, който наставлява, и за горния пример (дванадесет седмици, тридесет часа седмично, 19 лв. на час) това прави 1339 лв.
Това е повече от самата стипендия, и са пари, които никъде не се осчетоводяват като 'разход за стажант' — изчезват в обичайните разходи за заплати на наставника, сякаш тези часове и без това щяха да съществуват. Не биха: този служител е правил нещо друго с това време преди.
Калкулаторът по-долу Ви позволява да въведете както минутите наставничество, така и часовата ставка на наставника, именно защото това е първото от двете най-големи невидими пера.
3. Седмиците на адаптация струват производство, не пари във фактура
Стажантът започва от нула и се изкачва към темпа на обучен служител. Това не е констатация, специфична за ресторантьорството — това е обичайният извод от управлението на операциите, че нови служители на непозната задача следват доста предвидима, но нелинейна крива: бърз напредък в началото, който се изравнява, докато се доближават до темпа на опитен служител.
Моделирайте тази крива като права линия от нула до сто процента през периода на адаптация, и средният недостиг през този период излиза точно на половината от пълното производство. За работния пример — шестседмична адаптация, тридесет часа седмично, при часов еквивалент 15 лв. — това е 1323 лв. производство, което не е било там през тези седмици.
Това число никога не се появява във фактура. То се крие в маси, които се обръщат по-бавно, ястия, които напускат кухнята по-бавно, и колега, който тихо поема повече, без някой да му даде име за това. Заедно с времето за наставничество, това е другата половина от сметката, която стипендията сама по себе си никога не покрива.
Работен пример: шестседмична адаптация, тридесет часа седмично, при часов еквивалент 15 лв. Защрихованата част е недостигът за тази седмица — това, което постът пропуска като производство през нея.
В продължение на шест седмици недостигът намалява по права линия, от 83% в първата седмица до нула в шестата. Средният недостиг през целия период излиза точно на половината от пълното производство — точно това е допускането, което калкулаторът по-долу използва за цената на адаптацията.
4. Не всяко място стига до края
Част от всеки випуск стажанти прекъсва преждевременно, и това не е провал единствено на Вашия ресторант. Cedefop и националните органи, които следят процентите на завършване по професионална програма, систематично отчитат отпадане в двуцифрени стойности — точният диапазон варира силно по държава и по вид програма, но порядъкът е достатъчно последователен, за да планирате според него.
Място, което прекъсва преждевременно, обикновено вече е коствало време за наставничество и част от цената на адаптацията, без изобщо да произведе напълно продуктивен стажант. Тази цена не изчезва — тя тихо се носи от местата, които наистина стигат до края, и точно това показва графиката по-долу.
Това е и причината 'всяка година вземаме по няколко стажанти' да не е стратегия сама по себе си, освен ако някой не следи колко от тях наистина завършват стажа. Без това число работите с половината от сметката.
Работен пример, разпределен върху местата, които наистина стигат до края. Стипендията, наставничеството и цената на адаптация са реалната цена на едно място; четвъртото парче е това, което добавят местата, прекъснали преждевременно.
При илюстративен процент на отпадане от 20% — някъде в диапазона, който Cedefop и националните органи за обучение отчитат по държава и по програма — всяко завършено място носи точно този дял от сметката на онези, които не се справиха. Първите три парчета са реалната цена на едно място: стипендия, наставничество и цена на адаптация. Четвъртото парче не се добавя случайно — то е математически точно процентът на отпадане, каквато и сума да стои под него.
5. Конверсията е единственото число, което някога изплаща сметката
Всичко по-горе е разход. Има точно един ред, който връща нещо: делът стажанти, които в крайна сметка наемате. Без конверсия, мястото е обучителна субсидия за чужд бизнес — стойностна, може би, но не нещо, за което Вашият ресторант някога получава нещо обратно.
Вземете пълната цена на едно място (стипендия плюс наставничество плюс цена на адаптация) и я разделете на Вашия собствен процент на конверсия, за да получите 'цена за наемане, което то реално произвежда'. В работния пример — 3250 лв. обща цена, 30% процент на конверсия — това прави 10 834 лв. на наемане. При 60% процент на конверсия това число се преполовява; при 10% почти се утроява.
Точно затова конверсията е единственото число, което си струва да следите. Не 'колко стажанти сме имали', а 'колко от тях все още работят тук сега' — калкулаторът по-долу поставя този процент директно до остатъка от сметката.
6. Какво струва едно наемане чрез конверсия спрямо студено наемане
Наемане, произтичащо от успешен стаж, започва с нещо, което интервюто никога не дава: дванадесет седмици, през които вече сте видели как се държи някой в натоварена петъчна вечер, как се справя с оплакване, и дали пасва на останалия екип. Студеното наемане пропуска всичко това, а на стегнат пазар на труда намирането на персонал за ресторант само по себе си вече е немалък разход.
Не съществува единно общоевропейско число, което да казва точно колко Ви струва грешно наемане или дълга незаета позиция — варира твърде много по позиция, по регион и по обект, за да се сведе до едно число. Това, което имате, е цената за наемане, произтичащо от успешен стаж — число, което сами узнавате веднага щом попълните калкулатора по-горе — и именно това е числото, което трябва да сложите до Вашия собствен разход за наемане, а не до средна стойност от чужд доклад.
За някои ресторанти това сравнение показва, че стажовете са по-евтини от студеното наемане. За други показва точно обратното — обикновено защото процентът на конверсия е твърде нисък, за да изплати някога времето за наставничество и цената на адаптацията. И двата отговора са полезни; самото сравнение е това, което най-често днес не се прави.
7. Изградете постоянна система, вместо да импровизирате всеки семестър
Повечето ресторанти третират всеки нов стажант като първи опит: график, изобретен наново, наставник, който случайно е свободен точно този ден, и въвеждане, което зависи от това кой има време тази седмица. Точно затова времето за наставничество и цената на адаптацията по-горе се покачват толкова високо — импровизацията винаги струва повече от вече обмислена система.
План за въвеждане, който предварително определя кой какво показва, в какъв ред и на коя смяна, съкращава периода на адаптация, без да коства повече време за наставничество — всъщност го спестява, защото никой вече не импровизира нещо, което предишният випуск вече е трябвало да научи.
Освен това просто записвайте кого наемате и кого не, випуск по випуск, заедно с причината. След два или три випуска ще имате собствено число на конверсия вместо впечатление, и това е единственото число в цялата тази статия, което Вие самите, съзнателно, можете да преместите.
Сложете Вашето собствено място до него
Въведете какво получава Вашият стажант, колко часа работи, колко наставничество изисква това и колко бързо очаквате да достигне пълна скорост. Полетата са предварително попълнени с работния пример по-горе, за да видите веднага как се чете — презапишете ги с Вашите собствени числа.
По-долу стои пълната цена на едно място, цената на отработен час, и — при Вашия собствен процент на конверсия — цената на наемане, което то реално произвежда.
Скенер на цената на стажанта
Осем полета, и цялата сметка от стипендията до конверсията.
—
Това е изчислителен модел, не счетоводна норма: цената на адаптацията предполага праволинейно нарастване от нула до пълна скорост, а процентът на конверсия е Вашето собствено число, не европейска средна стойност. Всичко се изчислява във Вашия браузър; нищо не се изпраща или съхранява.
Две неща да запомните. Времето за наставничество и цената на адаптация са и двете разходи, които вече носите, независимо дали някой изобщо ги сумира — изчисляването им не ги променя, само ги прави видими. А цената на наемане не е фиксирана: тя пада в момента, в който Вашият процент на конверсия се покачва, и нищо в този модел не движи това по-бързо от по-добре обмислена система.
Сравнете числото, което получавате тук, с това, което обикновено струват обява за работа и цял кръг от наемания. Това е истинското сравнение — не 'безплатен стажант' срещу 'скъпо наемане', а два разхода, които и двата заслужават число.
Какво правите с това този випуск, тази година и следващата
Никой не поправя четири числа наведнъж. Този ред обаче работи, защото всяка стъпка прави следващата измерима.
Този випуск — пресметнете веднъж
- Попълнете калкулатора по-горе с числата на настоящия или последния Ви стажант.
- Запишете трите реда поотделно: стипендия, наставничество и цена на адаптация — и ако знаете, дали този стажант е завършил мястото.
- Попитайте наставника си колко минути на час наистина отделя; почти винаги е повече от очакваното от всички предварително.
- Сложете крайното число до онова, което обикновено струват обява за работа и цял кръг от наемания.
Тази година — измервайте, вместо да гадаете
- Следете, за всеки випуск, колко стажанти завършват мястото и колко в крайна сметка наемате.
- Въведете постоянен план за въвеждане, така че всеки випуск да струва по-малко време за наставничество от предишния.
- Обсъдете с наставника си какво би съкратило периода на адаптация — обикновено става дума за по-ясна първа седмица, не за по-дълъг стаж.
- Изчислете собствения си процент на конверсия след два или три випуска, вместо да разчитате на впечатление.
Следващата година — решавайте с числа, не по навик
- Сложете собствения си процент на конверсия до цената на наемане и решете дали стажовете са по-евтини от студеното наемане за Вашия ресторант.
- Коригирайте броя места на година спрямо това, което капацитетът Ви за наставничество наистина издържа, а не спрямо това колко училища се свързват с Вас.
- Сложете този изчислителен модел до останалите Ви разходи за персонал в годишното планиране — стажантът принадлежи на същата сметка като всеки друг ред от ведомостта за заплати.
Стажантът е инвестиция, не услуга
'Безплатната помощ' никога не е било правилното описание. Стажантът струва времето за наставничество на най-добрите Ви хора, период на адаптация, в който постът работи с недостатъчен персонал, и — за част от всеки випуск — място, което никога не се завършва. Това не е причина да спрете да приемате стажанти; то е причина да ги пресмятате, както пресмятате всеки друг разход.
Стипендията винаги е била най-малкият ред. Щом преброите и другите две, въпросът се променя: не 'безплатен ли е този стажант', а 'колко струва наемането, което той произвежда, и по-малко ли е от студено наемане'.
Направете тази сметка преди да започне следващият випуск, не след това. Всяко число в калкулатора по-горе е нещо, което можете да попитате днес собствения си екип — времето за наставничество, темпото на адаптация, и дела на онези, които остават.