In dit artikel
Sinds 1 januari 2026 mag een pdf per e-mail in België niet langer je enige factuur zijn — en de meeste restauranteigenaars weten niet dat die wet ook voor hen geldt, precies omdat ze zelf zelden een factuur uitschrijven.
Een restaurant leeft van bonnetjes, niet van facturen. Een gast betaalt met kaart of cash, krijgt een kasticket, en dat is het einde van de transactie. Precies daarom is de nieuwe Belgische wet op elektronisch factureren voor de meeste eigenaars binnengekomen als "iets voor kantoren", terwijl ze in werkelijkheid al sinds 1 januari 2026 van toepassing is op elke zaak — ook op de jouwe, ook als je nog nooit zelf een factuur hebt opgemaakt.
Deze site heeft al uitgebreide stukken over de fiscale kassa (het GKS-systeem dat toeziet op wat je aan gasten aanrekent, dus je B2C-omzet) en over de btw-tarieven die op die omzet van toepassing zijn. Geen van beide gaat over e-facturatie. Dat is een andere wet, met een ander doelwit: niet wat je een gast aanrekent, maar hoe je facturen tussen bedrijven onderling verstuurt en ontvangt — een categorie transacties die een restaurant makkelijk over het hoofd ziet omdat ze zo weinig van de dagelijkse omzet uitmaakt, en juist daarom zo vaak fout gaat.
De wet zelf is geen vaag toekomstplan. Ze trad in werking op 1 januari 2026, kreeg een overgangsperiode van drie maanden waarin geen boetes vielen, en die overgangsperiode liep af op 31 maart 2026 — wat betekent dat de handhaving, op het moment dat dit artikel verschijnt, al bijna vijf maanden een feit is. Leveranciers die vandaag facturen naar jouw zaak sturen, doen dat in toenemende mate al via het verplichte Peppol-netwerk, ongeacht of jouw systeem daar iets mee kan.
Dit artikel telt zeven cijfers op: wanneer de wet precies begon en waarom de handhaving nu al loopt, welk deel van je facturen automatisch meetelt en welk deel niet, hoe de boete oploopt bij herhaling, wat een factuur op papier je werkelijk kost tegenover een digitale, waar de vrijstellingsgrens ligt en wat ze wél en niet vrijstelt, hoeveel andere EU-landen dezelfde weg al ingeslagen zijn, en tot slot wat het je kost om het gewoon meteen in orde te brengen.
Waarom "ik stuur toch nooit facturen" geen vrijstelling is
De redenering die de meeste eigenaars gebruiken is begrijpelijk: hun omzet komt van gasten aan tafel, niet van bedrijven die een factuur willen. Het probleem is dat de wet niet vraagt of facturatie je hoofdactiviteit is, maar of er ooit een B2B-transactie plaatsvindt — en in de horeca gebeurt dat vaker dan de meeste eigenaars beseffen: een bedrijf dat een kerstdiner reserveert en om een factuur op naam van de zaak vraagt, een cateringcontract met een lokaal bedrijf, een vaste zakelijke rekening voor een advocatenkantoor om de hoek. Elke van die situaties maakt van jou, voor die ene transactie, een partij die wettelijk verplicht is een gestructureerde e-factuur te versturen.
Nog belangrijker, en vaker over het hoofd gezien: de verplichting werkt in twee richtingen. Zelfs een restaurant dat nooit zelf factureert, ontvangt facturen — van de groothandel, de wasserij, de onderhoudsfirma voor de keukenapparatuur, de leverancier van de kassasoftware. Al die leveranciers zijn sinds 1 januari 2026 zelf verplicht om jou een gestructureerde e-factuur te sturen in plaats van een pdf, en jij bent verplicht om die te kunnen ontvangen en verwerken. Die kant van de wet raakt elk restaurant, zonder uitzondering, ongeacht of de zaak zelf ooit een B2B-klant heeft.
De zeven cijfers hieronder zijn stuk voor stuk opzoekbaar: de wettekst en de officiële FAQ van de Belgische overheid over e-facturatie, de boeteschaal zoals die effectief wordt toegepast, een veelgeciteerde Europese kostenstudie naar het verwerken van facturen, en de aangekondigde kalender van andere EU-landen en van Europa als geheel. Geen enkel cijfer is een educated guess, en de volgorde volgt de logica van hoe je dit zelf zou uitzoeken: eerst wanneer het begon, dan wat er precies onder valt, dan wat het kost als je het fout doet, dan wat een factuur je überhaupt kost, dan de grens die bijna niemand raakt maar toch verkeerd begrepen wordt, dan het bredere Europese plaatje, en tot slot wat het kost om het gewoon meteen goed te doen.
De ultieme gids Alle financiën-artikelen op één plek Btw, kassaregels, kosten besparen en meer — het overzicht. Bekijk de gidsDe 7 cijfers achter de digitale factuur
Elk cijfer hieronder staat voor een grens die de wet trekt, of een kost die ze met zich meebrengt. Reken je eigen situatie na met de checktool verderop in plaats van te gokken of ze op jou van toepassing is.
1. 1 januari 2026 — de dag dat e-facturatie in België verplicht werd, en waarom je dat nu al voelt
Sinds 1 januari 2026 zijn alle in België gevestigde, btw-plichtige ondernemingen verplicht om voor binnenlandse B2B-transacties gestructureerde elektronische facturen te versturen en te ontvangen, via het Peppol-netwerk en in een genormeerd formaat (Peppol BIS 3.0, conform de Europese norm EN 16931). Een pdf per e-mail of een factuur op papier volstaat sindsdien niet meer als enige factuurmethode — ze mogen als bijlage of als leesbare kopie blijven bestaan, maar het gestructureerde bestand is wat wettelijk telt.
Wat het cijfer relevant maakt voor vandaag: de wet voorzag een overgangsperiode van drie maanden waarin een controle geen boete opleverde, enkel een waarschuwing. Die overgangsperiode liep af op 31 maart 2026. Op het moment dat dit artikel verschijnt, eind augustus 2026, is de effectieve handhaving dus al bijna vijf maanden bezig — dit is geen wet die "binnenkort" ingaat, ze is al ingegaan, en de meeste eigenaars die nog nooit van Peppol gehoord hebben, hebben gewoon nog geen controle of geen probleemgeval gehad.
2. 2 soorten transacties, en maar 1 daarvan raakt je automatisch
Dit is de lijn die bepaalt of de wet je zaak vandaag al raakt, en ze wordt bijna nergens duidelijk uitgelegd. B2C-transacties — een gast die aan tafel afrekent, ongeacht met kaart of cash — vallen volledig buiten de e-facturatieplicht. Je kasticket, je bonnetje, je manier van afrekenen aan tafel verandert door deze wet helemaal niets. De verplichting slaat uitsluitend op B2B-transacties: facturen tussen twee btw-plichtige ondernemingen die allebei in België gevestigd zijn.
Het probleem is dat weinig eigenaars beseffen hoe snel een gewoon restaurant tóch een B2B-partij wordt. Een bedrijf dat een kerstdiner reserveert en vraagt om een factuur op naam van de vennootschap in plaats van een kasticket, een cateringcontract met een kantoor in de buurt, een vaste zakelijke rekening voor een advocaten- of accountantskantoor — elk van die situaties maakt, voor die ene factuur, van jouw zaak een partij die wettelijk verplicht is een gestructureerde e-factuur op te maken. De officiële Belgische FAQ over e-facturatie gebruikt zelf bijna letterlijk dit voorbeeld: een restaurant dat zowel losse gasten bedient (B2C, buiten de wet) als bedrijfsevenementen factureert (B2B, binnen de wet) — precies de mix die de meeste onafhankelijke zaken hebben zonder er ooit bij stil te staan.
Dezelfde verplichting, dezelfde leveranciers — met een compleet ander risicoprofiel.
Het verschil tussen deze twee balken zit niet in hoeveel je aan software uitgeeft, maar in twee keuzes die weinig kosten: of je systeem effectief gekoppeld is, en of iemand in je zaak weet dat hij of zij ernaar moet kijken.
3. €1.500 → €3.000 → €5.000 — de oplopende boete bij herhaalde vaststelling
De boete voor een restaurant dat verplicht is e-facturen te versturen maar dat niet doet, is geen vast bedrag maar een oplopende schaal: €1.500 bij een eerste vaststelling, €3.000 bij een tweede, en €5.000 bij een derde binnen dezelfde periode. Een vaststelling telt pas als "tweede" als ze meer dan drie maanden na de eerste plaatsvindt — de schaal is dus bedoeld om herhaling te bestraffen, niet om één eenmalige vergissing meteen zwaar af te straffen.
Dat oplopende karakter is precies waarom dit cijfer een reëel risico is voor een kleine zaak, in tegenstelling tot de miljoenenboetes die in AVG-artikelen vaak als afschrikking worden opgevoerd: dit is een concreet, voorspelbaar bedrag dat een onafhankelijk restaurant daadwerkelijk voelt, en het loopt sneller op dan een eigenaar zou verwachten als de eerste vaststelling genegeerd wordt in plaats van meteen rechtgezet.
4. €17,60 versus €6,40 — wat één factuur je écht kost, op papier of digitaal
Los van de boete is er een tweede, positiever cijfer dat in geen enkele wettekst staat maar wel uit een veelgeciteerde Europese studie komt: het verwerken van een gemiddelde papieren factuur kost een onderneming ongeveer €17,60 — tijd om ze te openen, over te typen in de boekhouding, te controleren en te klasseren. Een e-factuur die semi-automatisch verwerkt wordt, kost gemiddeld €6,40. Met een volledig geautomatiseerde koppeling via Peppol kan dat verder zakken tot ongeveer €1 per factuur.
Voor een restaurant dat wekelijks meerdere leveranciersfacturen ontvangt — groothandel, drank, linnen, onderhoud, software — is dat verschil geen theoretisch punt. Het is de reden waarom deze wet, ondanks de aanpassingskost, uiteindelijk geld bespaart in plaats van kost, zodra de omschakeling zelf achter de rug is. De checktool verderop rekent dat verschil om naar wat het voor jouw eigen aantal facturen per maand betekent.
5. €25.000 — de omzetgrens die je vrijstelt van VERSTUREN, maar nooit van ONTVANGEN
Er bestaat wel degelijk een uitzondering, en ze wordt bijna overal verkeerd begrepen. Zaken die gebruikmaken van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen — een jaaromzet tot €25.000 — zijn vrijgesteld van de verplichting om zelf gestructureerde e-facturen te versturen. Voor de meeste restaurants is dat een theoretisch punt: die omzetgrens ligt ver onder wat een normale zaak draait, dus de vrijstelling raakt bijna niemand in deze sector.
Wat wél voor iedereen relevant is, ook voor de enkele zaak die onder die grens blijft: de vrijstelling geldt uitsluitend voor het VERSTUREN van eigen facturen. Ze bevrijdt geen enkel restaurant van de verplichting om facturen van leveranciers te kunnen ONTVANGEN in het correcte formaat. Dat is het misverstand dat het vaakst opduikt: eigenaars die denken dat een lage omzet of een klein B2B-aandeel hen volledig buiten de wet plaatst, terwijl de ontvangstplicht — de kant die de meeste leveranciersfacturen raakt — voor zo goed als elke zaak overeind blijft.
6. 5 EU-landen hebben de wet al of binnenkort — en dan komt 2030 voor heel Europa
België staat niet alleen, en dat is relevant voor elke eigenaar met leveranciers of een tweede vestiging over de grens. Italië verplichtte e-facturatie al in 2019. Polen voert zijn KSeF-systeem gefaseerd in vanaf februari 2026 voor de grootste ondernemingen en april 2026 voor de meeste andere. Frankrijk verplicht het ontvangen van e-facturen voor alle bedrijven vanaf september 2026, met de verzendplicht voor grote en middelgrote ondernemingen vanaf datzelfde moment en voor de rest vanaf september 2027. Duitsland verplicht al sinds januari 2025 dat elke onderneming e-facturen kan ontvangen, met de verzendplicht gefaseerd tussen 2027 en 2028. Samen met België zijn dat minstens vijf EU-landen met een wet die al leeft of wettelijk vastligt tegen 2027.
En daar stopt het niet. In november 2024 bereikten alle 27 EU-lidstaten een politiek akkoord over het "btw in het digitale tijdperk"-pakket (ViDA), dat tegen 2030 grensoverschrijdende B2B-e-facturatie en digitale rapportage binnen tien dagen na de transactie verplicht maakt voor de hele Unie. Wat vandaag nog een lappendeken van nationale wetten lijkt, wordt binnen dit decennium één Europese verplichting — een reden om het systeem nu meteen goed op te zetten in plaats van elke twee jaar opnieuw aan te passen.
7. ±€590 — wat het écht kost om dit voor je hele zaak in orde te brengen
De software zelf is meestal goedkoper dan eigenaars verwachten: een boekhoud- of facturatiepakket met ingebouwde Peppol-koppeling kost doorgaans €20 tot €50 per maand als aparte toegangspoort, of is vaak al inbegrepen in boekhoudsoftware die je toch al gebruikt. Wat bijna niemand begroot, zijn de vier posten ernaast: de tijd van je boekhouder om de koppeling en de leveranciersadministratie effectief op te zetten, de tijd om jezelf of je personeel de nieuwe manier van werken aan te leren, het opzoeken en registreren van de Peppol-identificatie van elke vaste leverancier, en een kleine buffer voor een fout btw-nummer of een koppeling die de eerste keer niet meteen lukt.
Het werkvoorbeeld hieronder telt vijf posten op tot een realistisch totaalbudget van iets minder dan €600 — een fractie van wat een enkele derde boete al zou kosten. Vul je eigen offertes in bij de checktool verderop zodra je ze hebt, en zet dat bedrag naast de €1.500-tot-€5.000-schaal van hierboven: dit is een van de weinige nalevingskosten op deze site die kleiner is dan het risico dat ze vermijdt.
Vijf posten uit een realistisch werkvoorbeeld — vul je eigen offertes in bij de checktool hieronder.
Samen: € 590. Vergelijk dat met de boeteschaal hierboven: dit budget is voor de meeste zaken kleiner dan een enkele tweede vaststelling.
Check je eigen e-facturatie-blootstelling
Vul de vijf posten hieronder in met je eigen offertes zodra je ze hebt — de startwaarden zijn het werkvoorbeeld uit de tekst hierboven.
Pas de twee vinkjes en het aantal leveranciersfacturen aan naar je eigen situatie, en zie meteen zowel je opstartbudget als de maandelijkse besparing die je misloopt zolang je nog op papier werkt.
E-facturatie check
Vijf opstartposten, plus de twee keuzes die je risicoprofiel bepalen.
—
Dit is een checktool, geen fiscaal advies — de startwaarden zijn een realistisch werkvoorbeeld, geen garantie voor jouw specifieke situatie.
Wat deze checktool niet doet — en bewust niet doet: ze berekent geen kans op een controle of een exacte boete in euro's, omdat daar geen betrouwbaar, per-zaak cijfer voor bestaat. Wat ze wél doet, is elke reële opstartkost bij elkaar optellen tot één budget, de maandelijkse besparing tonen die tegenover die kost staat, en de twee factoren tonen die je risicoprofiel bepalen — onafhankelijk van hoeveel je aan software uitgeeft.
Zet het risicoprofiel uit deze tool naast de zeven cijfers hierboven, en je hebt het volledige, realistische plaatje van wat e-facturatie van je restaurant vraagt — niet enkel wat er op de factuur van je softwareleverancier staat.
Eén koppeling, twee vragen die je zelf kan beantwoorden
E-facturatie is geen wet die "ooit" komt — ze is al vijf maanden in werking, met een boeteschaal die net zo lang al effectief wordt toegepast. Het probleem zit zelden in de wet zelf, maar in de stilzwijgende aanname dat ze een restaurant niet raakt omdat het zelf geen facturen stuurt: de leveranciers die facturen naar je zaak sturen zijn al even verplicht, en de eerste bedrijfsreservering die om een factuur op naam van een vennootschap vraagt, maakt van jou meteen een partij die zelf moet versturen.
De volgorde waarin je dit aanpakt, is niet toevallig: eerst nagaan of je ooit aan een bedrijf factureert of ooit zal factureren (het cijfer dat bepaalt of je vandaag al blootgesteld bent), dan controleren of je boekhoudsoftware of boekhouder effectief via Peppol gekoppeld is in plaats van ervan uit te gaan dat "we hebben toch boekhoudsoftware" volstaat, dan de Peppol-identificatie van je vaste leveranciers opzoeken zodat inkomende facturen niet vastlopen, en pas daarna — als alles daarvoor klopt — de vraag of een kortere check bij je boekhouder de moeite loont voor jouw specifieke opstelling.
Gebruik de checktool hierboven om je eigen blootstelling na te gaan vóór er ooit een controle of een geweigerde leveranciersfactuur komt, en onthoud het cijfer dat de rest relativeert: het opstartbudget om dit gewoon meteen goed te doen is voor de meeste zaken kleiner dan de tweede boete alleen al zou zijn.