În acest articol
Afacerea dumneavoastră nu are un sezon slab și un vârf de sezon. Are o curbă între cele două — iar acea curbă o planificați în fiecare an din memorie, în loc să o planificați dintr-un tabel.
Pe litoral, într-o stațiune montană, în jurul unui weekend de festival sau pur și simplu pe o terasă din centrul orașului în luna mai: dacă afacerea dumneavoastră trăiește din sezon, cunoașteți două cifre pe dinafară. Câți angajați vă trebuie într-o marți liniștită din februarie. Și câți vă trebuie sâmbătă în august. Cunoașteți aceste două cifre pentru că le trăiți în fiecare an.
Problema nu este în aceste două cifre. Ea se află în săptămânile dintre ele. Undeva între februarie și august trebuie să treceți de la patru angajați la unsprezece. Nu dintr-un singur salt — în etape, pe parcursul unor săptămâni pe care nu le-ați planificat niciodată în avans. Iar aceleași săptămâni trebuie numărate înapoi în septembrie, fără să renunțați la cineva la jumătatea lui august de care aveați încă nevoie pentru ultima săptămână aglomerată.
Majoritatea proprietarilor rezolvă asta printr-o ridicare din umeri și un mesaj pe grup: "vedem noi cât de aglomerat va fi." Funcționează până când nu mai funcționează — iar pe litoral, la munte sau în jurul unui weekend de festival, în fiecare an nu funcționează undeva. Fie vă aflați la jumătatea lui iulie cu o bucătărie care nu mai face față. Fie plătiți deja din mai pentru un personal de care nu veți avea nevoie de fapt decât în iulie.
Acest articol dă o formă acelei curbe. Șapte greșeli pe care aproape orice afacere sezonieră le face, fiecare cu cifra din spatele ei — iar la final, un calculator care vă parcurge propria curbă: cât vă costă să rămâneți fixați la nivelul de vârf tot anul, ce rămâne neacoperit dacă rămâneți fixați la nivelul din sezonul slab, și cât economisește de fapt curba dintre cele două.
De ce curba rămâne invizibilă
Un cont de profit și pierdere vă arată veniturile pe luni, nu pe săptămâni. O listă de personal arată cine este angajat, nu când a început să crească sau să scadă volumul de ture. Niciun raport standard din HoReCa nu vă arată forma sezonului dumneavoastră — numărul de angajați, săptămână de săptămână, de la cea mai liniștită la cea mai aglomerată. Fără această formă, planificați pe baza a două puncte, nu a unei linii — și tocmai linia este locul unde lucrurile merg prost.
Nu este vorba de neglijență. Este un punct orb pe care întreaga industrie îl împărtășește: Eurostat, biroul de statistică al UE, chiar urmărește fluctuațiile sezoniere ale ocupării forței de muncă în turism — pe trimestre, pe țări — dar acea cifră nu apare niciodată în vreun raport pe care un proprietar îl vede efectiv. Propria dumneavoastră curbă o vedeți abia atunci când o desenați singur.
Și tocmai asta este ceea ce majoritatea afacerilor nu fac niciodată. Rețin o cifră de vârf și una minimă, iar săptămânile dintre ele le lasă în seama celui care s-a întâmplat să fie prezent anul trecut.
Ghid gratuit Tot ce trebuie să știți despre personalul dumneavoastră, într-un singur ghid De la planificarea turelor la fluctuația de personal — ghidul complet pentru cifrele din spatele echipei dumneavoastră. Citiți ghidulCele 7 greșeli din curbă
Fiecare dintre aceste greșeli costă bani într-o altă parte a anului — primele patru în timpul creșterii personalului, ultimele trei în timpul vârfului propriu-zis și al reducerii ulterioare. Împreună, ele explică de ce aproape nicio afacere sezonieră nu construiește aceeași curbă doi ani la rând.
1. Măsurați vârful, nu curba
Întrebați un proprietar de câți angajați are nevoie și veți primi o singură cifră: vârful. Insistați puțin și veți primi a doua: cifra din sezonul slab. Întrebați despre săptămânile dintre ele, iar răspunsul este de obicei o ridicare din umeri — "construim treptat, pe măsură ce mergem."
Acel "pe măsură ce mergem" este problema. Două puncte nu descriu o linie. Fie că treceți de la patru la unsprezece angajați în patru săptămâni sau în opt, fie că distribuiți această creștere uniform sau o îngrămădiți într-un singur weekend — nimic din această diferență nu este surprins în cele două cifre pe care le rețineți. Iar tocmai această diferență decide dacă sunteți pregătit pentru prima sâmbătă cu adevărat aglomerată, sau sunteți cu două săptămâni în urma ei.
2. Timpul dumneavoastră de recrutare este mai lung decât perioada de creștere a personalului
Publicarea unui anunț de angajare durează o seară. Găsirea unui candidat potrivit, programarea unui interviu, planificarea primei ture de probă și aducerea acelei persoane la punctul în care poate conduce o tură fără supraveghere — asta durează săptămâni, nu zile. Un angajat cu contract flexibil sau un student se mișcă mai repede decât o angajare permanentă, dar chiar și atunci vorbim de obicei de patru până la șase săptămâni între prima căutare și un angajat care chiar contribuie cu adevărat.
Majoritatea proprietarilor încep să recruteze în momentul în care aglomerația devine vizibilă. Acesta este exact momentul în care este deja prea târziu: timpul de recrutare se desfășoară atunci în paralel cu — sau în urma — săptămânilor în care trebuia de fapt să crească personalul. Rezultatul este o echipă care atinge forța completă abia când vârful este deja pe jumătate trecut.
Nu presupuneri — amploarea tiparului sezonier pe care îl împărtășește orice afacere orientată către turism din Europa.
Primele două cifre provin de la Eurostat, a treia din statisticile pieței muncii din SUA, ca ordin general de mărime — nu o cifră exactă pentru UE, dar un semnal real că problema este mai mare decât o singură afacere. A patra cifră nu este o estimare: este exact ceea ce calculează calculatorul de mai jos pentru exemplul de pornire.
3. Plătiți pentru pregătire de sezon plin la o cerere de sezon slab
Greșeala opusă costă la fel de mult, iar proprietarii care tocmai s-au ars cu a doua greșeală cad adesea direct în aceasta: de teamă să nu fie din nou în întârziere, angajați prea devreme și prea mult. Cu patru săptămâni înainte de prima sâmbătă cu adevărat aglomerată, aveți deja personal aproape la capacitate maximă — și plătiți trei săptămâni de costuri salariale pentru o terasă încă pe jumătate goală.
Ambele greșeli costă bani din aceeași pagină: angajarea prea târzie vă costă venituri pe care le pierdeți în timpul vârfului, angajarea prea devreme vă costă salarii pentru ore de care nimeni nu a avut nevoie. Calculatorul de mai jos din acest articol pune ambele situații una lângă alta, astfel încât să nu trebuiască să alegeți între un tip de presupunere și altul.
4. Șaptezeci până la optzeci la sută din echipa dumneavoastră nu se va mai întoarce
Sectorul HoReCa în ansamblu are una dintre cele mai ridicate rate de fluctuație a personalului dintre toate industriile — datele de pe piața muncii din SUA (Bureau of Labor Statistics) indică în mod obișnuit 70–80% anual pentru posturile plătite la oră, iar aceasta este o cifră dinainte de a lua în calcul efectul suplimentar al unui sezon care pur și simplu se încheie. Un post sezonier la un bar de plajă sau într-o bucătărie dintr-o stațiune montană se poate schimba aproape complet de la un an la altul: cine pleacă în septembrie ajunge adesea în altă parte până în primăvara următoare.
Asta înseamnă că această curbă de creștere nu este doar o problemă de programare — este o problemă repetată de instruire. Nu doar reconstruiți numerele în fiecare an; reconstruiți aceleași cunoștințe, în mare parte cu oameni noi. Cunoscând acest lucru, tocmai de aceea timpul de recrutare din a doua greșeală trebuie să aibă mai mult spațiu pentru cei care vin pentru prima dată, și de aceea păstrarea deliberată a unui nucleu de oameni care CHIAR se întorc contează atât de mult — adesea motivul real pentru care o cazare decentă pentru personalul sezonier (vedeți articolele conexe de mai jos) se amortizează singură: oamenii care au un loc bun în care să locuiască sunt mult mai predispuși să se întoarcă anul următor.
5. Ocuparea forței de muncă se dublează în Grecia și Croația — nu sunteți singur
Este ușor să credeți că afacerea dumneavoastră are un tipar sezonier neobișnuit de dificil. Eurostat urmărește ocuparea forței de muncă în sectorul cazării turistice pe trimestre, iar extremele nu sunt subtile: în Grecia și Croația, ocuparea forței de muncă în trimestrul cel mai aglomerat este aproape dublă față de trimestrul cel mai liniștit. Campingurile resimt vârful cel mai puternic, hotelurile cel mai puțin — ceea ce are sens, întrucât un camping se închide adesea complet pe timpul iernii, în timp ce un hotel rămâne deschis tot anul.
Sectorul în ansamblu — cazare și servicii de alimentație combinate — a angajat aproximativ 9,9 milioane de persoane în UE în 2021, adică 6,3% din întreaga economie de afaceri. În spatele acestei cifre anuale unice se ascunde o curbă care variază enorm de la o țară la alta, de la litoral la interior. Ideea nu este că sezonul dumneavoastră este neobișnuit de dificil — ideea este că nu sunteți singurul care trăiește cu el, și că forma acelei curbe poate fi planificată și în alte părți, nu doar suportată.
6. Vârful vă costă mai mult decât economisește săptămâna liniștită
Mențineți personalul fix la nivelul sezonului slab tot anul, și economisiți costuri salariale în fiecare săptămână liniștită. Dar în prima sâmbătă cu adevărat aglomerată, aveți prea puțin personal pentru prea mulți clienți — iar asta vă costă nu doar ore suplimentare și o echipă epuizată, ci și clientul care a așteptat o jumătate de oră pentru comanda sa și alege un alt local anul viitor.
Puneți cele trei scenarii unul lângă altul — fix la nivel de vârf tot anul, fix la nivel de sezon slab tot anul, și curba dintre ele — iar tiparul este clar: fixat la nivel de vârf este dureros de scump, fixat la nivel de sezon slab este ieftin dar vă lasă fără personal exact în săptămânile care vă susțin întregul an. Curba se situează între cele două, iar diferența dintre "fix la vârf" și "curbă" este exact ceea ce economisește o creștere bine planificată a personalului.
Cost salarial pe scenariu, pe parcursul a 52 de săptămâni — calculat cu exemplul de pornire de mai sus.
Curba se situează întotdeauna între cele două scenarii fixe — acest lucru nu este o coincidență, ci rezultă direct din calcul. Diferența cu "fix la vârf" este ceea ce economisește o creștere planificată; diferența cu "fix la sezon slab" este prețul real al asigurării efective a personalului pentru vârful dumneavoastră.
7. Reconstruiți curba de la zero în fiecare an
A șaptea greșeală este de fapt suma primelor șase: fără o curbă scrisă — câte persoane, în ce săptămână, cu câte săptămâni de timp de recrutare înainte — fiecare sezon începe cu aceleași întrebări la care ați răspuns deja anul trecut. Experiența de anul trecut trăiește în mintea celui care era acolo atunci, iar dacă acea persoană nu se întoarce (vedeți greșeala patru), o luați din nou de la zero.
O curbă pe care o schițați o singură dată — propriul dumneavoastră personal din sezonul slab și din vârful de sezon, propriile săptămâni de creștere, propriul timp de recrutare — anul următor trebuie doar repetată și ajustată. Aceasta este întreaga diferență dintre un sezon care vi se întâmplă și un sezon pe care îl planificați.
Calculați-vă propria curbă
Introduceți propriul dumneavoastră personal — sezon slab, sezon de vârf, câte săptămâni durează vârful, câte săptămâni sunt necesare pentru a crește personalul, și câte săptămâni de timp de recrutare necesită acest lucru — iar instrumentul pune trei scenarii unul lângă altul: fix la nivel de vârf tot anul, fix la nivel de sezon slab tot anul, și curba dintre ele.
Cifrele de mai jos reprezintă un exemplu de pornire: patru persoane în sezonul slab, unsprezece la vârf, opt săptămâni de vârf complet, patru săptămâni de creștere (și patru săptămâni de reducere), șase săptămâni de timp de recrutare, și un cost salarial mediu de 650 € pe săptămână-angajat. Înlocuiți-le cu propriile cifre.
Calculatorul curbei de personal
Șase câmpuri, trei scenarii, un răspuns: ce economisește curba față de a rămâne fixat la nivel de vârf.
—
Se presupune că creșterea și reducerea personalului durează la fel de mult și decurg liniar — personalul mediu în fiecare jumătate a curbei este punctul median dintre cifrele dumneavoastră din sezonul slab și din vârful de sezon.
Acesta este un model de săptămâni-angajat × cost salarial mediu, nu un sfat contabil. Utilizați-l pentru a compara forma propriei dumneavoastră curbe, nu ca o prognoză salarială exactă.
Cifra "economisește" nu este niciodată negativă: prin construcție, curba nu poate costa niciodată mai mult decât a rămâne fixat la nivel de vârf tot anul, și niciodată mai puțin decât a rămâne fixat la nivel de sezon slab tot anul. Ceea ce se schimbă este cât de mult din această economie chiar reușiți să obțineți — și asta depinde în întregime de faptul dacă începeți recrutarea la timp.
Cifra "săptămâni-angajat neacoperite" nu este convertită în mod deliberat în euro. Aceasta ar necesita presupunerea cât venit costă fiecare săptămână neacoperită, iar acea presupunere variază prea mult de la o afacere la alta pentru a fi onestă. Cifra în sine — câte săptămâni-angajat v-ar lipsi în timpul vârfului dacă nu ați crește niciodată personalul — este exactă, iar de acolo încolo intervine propria dumneavoastră judecată.
Ce faceți cu asta săptămâna aceasta, trimestrul acesta și anul viitor
Curba în sine nu se schimbă mult de la an la an. Ceea ce se schimbă este dacă o notați o singură dată — sau o reinventați în fiecare primăvară.
Săptămâna aceasta
- Notați propriul dumneavoastră personal din sezonul slab și din vârful de sezon, și estimați câte săptămâni durează creșterea și reducerea personalului.
- Calculați-vă propria curbă cu ajutorul instrumentului de mai sus și notați cifra "începeți recrutarea".
- Introduceți această dată de recrutare direct în calendarul dumneavoastră — ca termen limită ferm, nu ca un memento vag.
Trimestrul acesta
- Construiți un nucleu de angajați care se întorc în fiecare sezon — cazarea și o ofertă corectă cântăresc aici mai mult decât câțiva euro în plus pe oră.
- Decideți pe fiecare post cine are voie să aprobe o tură de probă, astfel încât timpul de recrutare să nu rămână blocat pe un calendar fără spațiu.
Sezonul următor
- Comparați curba pe care ați parcurs-o efectiv cu cea pe care ați schițat-o în avans, și ajustați săptămânile de creștere și reducere pe baza a ceea ce ați văzut că se întâmplă.
- Păstrați curba ca document, nu ca amintire — astfel încât anul viitor să fie o repetare, nu un puzzle nou.
Sezonul nu vi se întâmplă — dumneavoastră îl construiți
Fiecare afacere sezonieră din Europa împărtășește aceeași formă: o bază liniștită, o creștere, un vârf, o reducere. Ceea ce diferă este dacă această formă există pe hârtie, sau doar în mintea celui care s-a întâmplat să fie prezent anul trecut.
Calculatorul de mai sus oferă acestei forme un răspuns concret: cât economisește curba față de a rămâne fixat la nivel de vârf, câte săptămâni-angajat ați pierde dacă nu ați crește niciodată personalul, și cu câte săptămâni înainte de vârful dumneavoastră trebuie să începeți recrutarea pentru a ajunge acolo.
Acest răspuns se schimbă foarte puțin de la an la an. Singurul lucru care se schimbă este dacă îl cunoașteți deja când vine din nou primăvara.